Con Risposta a interpello n 142 del 24 giugno le Entrate replicano a dubbi su dematerializzazione delle note spese e dei documenti dei dipendenti ai fini della successiva deduzione del costo.
Sinteticamente si chiarisce che le ricevute di pagamenti elettronici, effettuati con carta di credito aziendale, di per sé non sono sufficienti a documentare fiscalmente la spesa deducibile a meno che non siano accompagnate da altri giustificativi, come ad esempio le ricevute dei taxi.
L'istante inoltre chiedeva se la procedura proposta per la dematerializzazione delle note spese fosse corretta, vediamo i dettagli e la replica delle Entrate.
Dematerializzazione note spese dipendenti: chiarimenti ADE
L'istante desidera procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando la carta di credito aziendale.
A tali fine riferisce che il progetto di dematerializzazione in questione, semplificherebbe la preparazione, la gestione ed il controllo delle note spese, rendendo più efficiente l'intero processo.
Inoltre, riferisce che il sistema informatico che si sta attivando consente di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo tramite apposita applicazione installata sullo smartphone aziendale, utilizzando la tecnologia ''OCR''.
Una volta rilevate tutte le informazioni relative alle suddette spese, il sistema compilerà automaticamente i campi corrispettivi della spesa all'interno di un ''form'' prima di procedere alla fase successiva di inserimento di tale spesa all'interno della nota spese del lavoratore dipendente.
La nota spese sarà quindi composta da una serie di record contenenti le informazioni, native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale.
Sia l'applicazione sullo smartphone che il sistema di gestione delle trasferte in formato Desktop saranno accessibili ai soli lavoratori dipendenti riconosciuti e autenticati a più fattori.
Tutte le attività di accesso al sistema, di compilazione delle note spese, di modifica delle stesse saranno registrate tramite opportuni log del sistema informatico.
Il sistema, inoltre, garantisce che il documento caricato tramite fotocamera, riportato automaticamente in modalità analitica in nota spese e poi approvato dal proprio responsabile, godrà di caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità e sarà archiviato automaticamente a norma di legge.
Il documento non sarà quindi più modificabile dal lavoratore dipendente.
La nota spese così compilata e controllata sarà sottoposta a processo autorizzativo interno, dove il responsabile potrà verificare, de visu, la nota spese e i relativi giustificativi allegati per ogni singola spesa.
Le entrate hanno chiarito che quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. ''Codice dell'Amministrazione Digitale'' o ''CAD'') e dai relativi decreti attuativi, siano questi di ordine generale sia, nello specifico, propri dell'ambito tributario.
Dalla normativa richiamata emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari (cfr. l'articolo 1 lett. p) del CAD) come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti […] nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici (ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell'articolo 23bis del CAD) e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Tanto premesso, in base a quanto sommariamente riferisce l'istante, la procedura di generazione della nota spese del caso di specie sembra avere delle similitudini con le procedure descritte nelle risposte a interpello con cui le entrate hanno fornito i chiarimenti, con la conseguenza che, laddove siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati nulla osta all'adozione del processo ipotizzato dall'istante.
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